Aviso de privacidad del servicio

Responsable y alcance

Alejandro Palma León, quien opera Summan AI ("Summan"), es responsable del tratamiento de los datos personales de quienes crean una cuenta y usan la plataforma Summan AI. Domicilio: Durango 84, piso 4, colonia Roma Norte, alcaldía Cuauhtémoc, código postal 06700, Ciudad de México. Contacto para todo lo relacionado con datos personales: alejandro@summan.ai.

Este aviso aplica a la plataforma (app.summan.ai y sus APIs), al asistente en el chat de la plataforma, al conector para asistentes de IA externos (MCP) y a los conectores con servicios externos. El formulario de contacto del sitio summan.ai se rige por su propio aviso.

Summan trata los datos en dos papeles distintos:

• ·Como responsable: los datos de los usuarios de la plataforma, es decir su cuenta, su acceso y su uso del servicio.
• ·Como encargado de la empresa cliente: los datos de terceros que la empresa carga o conecta para operar, es decir los de sus clientes, proveedores y empleados que aparecen en facturas (CFDI), estados de cuenta, correos y archivos. Summan los trata solo por instrucción de la empresa y para prestarle el servicio. La empresa es responsable de contar con su propio aviso de privacidad frente a esos terceros.

Datos que tratamos

Tratamos datos de identificación, fiscales, patrimoniales y financieros, en la medida en que uses cada función de la plataforma.

Datos patrimoniales y financieros. Al aceptar este aviso otorgas tu consentimiento expreso para que se traten los datos patrimoniales y financieros descritos arriba.

Datos sensibles. Summan no solicita datos personales sensibles. Si algún documento que cargues o conectes los contiene, se tratan solo como parte de ese documento y para las finalidades de este aviso.

Para qué usamos los datos

Usamos los datos únicamente para prestar el servicio que contrataste. Todas las finalidades que siguen son necesarias: no hay ninguna opcional.

1. Crear y administrar tu cuenta, autenticarte y controlar qué puedes ver y hacer en cada empresa según tu rol.
2. Descargar y consultar en el SAT los comprobantes de la empresa con las credenciales que proporciones, y verificar su vigencia y estatus de cancelación.
3. Emitir y timbrar facturas electrónicas y complementos de pago, y enviarlos por correo a quien la empresa indique.
4. Importar, clasificar y conciliar movimientos bancarios y de pasarelas de pago contra facturas; calcular saldos, cuentas por cobrar y por pagar, impuestos y reportes.
5. Operar el asistente y los agentes de inteligencia artificial que responden preguntas o ejecutan las tareas que la empresa configure, incluidos los conectores con correo y Google Drive.
6. Enviarte avisos operativos: sincronizaciones, vencimientos, invitaciones y alertas de seguridad.
7. Dar soporte, prevenir fraude y abuso, mantener la seguridad de la plataforma y cumplir obligaciones legales.
8. Facturar y cobrar el servicio contratado.

No tratamos tus datos para ninguna finalidad adicional. No te enviamos comunicaciones promocionales ni te incluimos en campañas comerciales. Si esto cambiara, te lo informaríamos antes de que entrara en vigor y podrías negarte sin perder el servicio.

Inteligencia artificial y agentes

Summan usa modelos de inteligencia artificial de terceros para leer documentos, clasificar movimientos, sugerir conciliaciones y responder en el asistente. Esos proveedores procesan la información como encargados de Summan y no la usan para entrenar sus modelos.

• ·Qué se envía. Solo la información necesaria para cada tarea: el contenido de un estado de cuenta o factura que hay que leer, los movimientos que hay que clasificar, la pregunta que hiciste y los datos con que se responde.
• ·Proveedor. Para las funciones de inteligencia artificial, que son el asistente y el apoyo a la clasificación y la conciliación, utilizamos modelos de Google (Gemini), mediante su servicio de API para empresas, cuyas condiciones excluyen usar esos datos para entrenar sus modelos.
• ·Sin entrenamiento propio. Summan no usa los datos de sus clientes para entrenar modelos de inteligencia artificial de uso general.
• ·Memoria del asistente. El asistente guarda datos relevantes de las conversaciones, como aclaraciones, preferencias y contexto de la empresa, para responder mejor dentro de la misma empresa. Puedes pedir que se borren.
• ·Agentes autónomos. La empresa puede habilitar agentes que leen lo que importan los conectores y, si los autoriza para ello, envían correos o crean archivos sin intervención humana. Cada envío queda registrado en una bitácora que la empresa puede consultar y está sujeto a topes diarios.
• ·Revisión humana. Las clasificaciones, conciliaciones y respuestas generadas son apoyo para la empresa y no producen por sí solas efectos jurídicos ni fiscales. Puedes pedir que una persona revise un resultado.
• ·Asistentes externos (MCP). Si conectas Summan a un asistente de IA externo con tu propia cuenta, por ejemplo Claude, la información que consultes desde ahí se entrega a ese proveedor conforme a tu cuenta y sus términos. Esa es una transferencia que tú inicias hacia tu propio proveedor, no un encargado de Summan. Summan solo le entrega lo que tu rol permite ver.

Conectores e información de Google

Los conectores son voluntarios: solo funcionan cuando un administrador de la empresa los configura, y se pueden pausar o eliminar en cualquier momento desde Administración, Conectores.

Correo electrónico (IMAP y SMTP). Con la dirección y la contraseña de aplicación que proporciona la empresa, Summan lee los mensajes y adjuntos de las carpetas elegidas y, si se activa el envío, manda correos desde esa cuenta. La lectura no marca mensajes como leídos, no los mueve ni los borra. La contraseña se guarda cifrada y nunca se muestra de vuelta.

Google Drive, carpetas de entrada. Cuando la empresa comparte una carpeta con la cuenta de servicio de Summan, leemos los nombres, metadatos y contenido de los archivos de esa carpeta y sus subcarpetas. No accedemos a ninguna otra carpeta o archivo, y dejar de compartir la carpeta corta el acceso de inmediato.

Google Drive, carpeta de salida. Cuando un usuario conecta su cuenta de Google, Summan solicita únicamente el permiso drive.file: crea su propia carpeta y solo puede ver o editar los archivos que la aplicación creó. También recibe el correo de esa cuenta para mostrar cuál está conectada. El acceso se revoca en cualquier momento en myaccount.google.com/permissions o al eliminar el conector.

Inicio de sesión con Google. Si inicias sesión con Google, recibimos tu nombre, correo y foto de perfil solo para crear y autenticar tu cuenta.

Uso limitado. El uso y la transferencia que Summan hace de la información recibida de las APIs de Google se apegan a la Política de Datos del Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos sus requisitos de Uso Limitado. En particular:

• ·Usamos esa información solo para prestar y mejorar las funciones que la empresa activó.
• ·No la vendemos, no la usamos para publicidad y no la transferimos a terceros, salvo a los encargados indispensables para operar el servicio, que son la infraestructura y el proveedor de inteligencia artificial de la sección anterior, cuando lo exija la ley, o con el consentimiento expreso de la empresa.
• ·Ninguna persona la lee, salvo con autorización expresa de la empresa para atender un caso de soporte, cuando sea necesario por seguridad o cuando lo exija la ley.
• ·No la usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial de uso general.

Política de Google. Lo que Google recibe como encargado de Summan lo trata conforme a su propia política de privacidad.

Con quién compartimos los datos

Summan no vende datos personales. Los compartimos con proveedores que procesan información por nuestra cuenta, como encargados, obligados por contrato a guardar confidencialidad y seguridad. Algunos están fuera de México.

Servicios que tú decides conectar. Si la empresa conecta pasarelas de pago (Stripe, Conekta, PayPal), su correo, su Google Drive o un asistente de IA externo, Summan intercambia con ellos la información necesaria para esa integración. Cada servicio la trata conforme a su propia relación con la empresa o el usuario.

Transferencias. Solo transferimos datos a terceros distintos de los encargados cuando una autoridad competente lo requiere conforme a la ley, por ejemplo el SAT o una autoridad judicial. Esos casos no necesitan tu consentimiento.

Cómo protegemos los datos

Aplicamos medidas administrativas, técnicas y físicas para proteger los datos contra daño, pérdida, alteración, destrucción o uso no autorizado. Entre ellas:

• ·Toda la comunicación con la plataforma viaja cifrada (HTTPS y TLS).
• ·Las credenciales, que son la contraseña CIEC, la contraseña de la e.Firma, las contraseñas de aplicación de correo, las claves de pasarelas y las autorizaciones de Google, así como los números de cuenta bancaria, se guardan cifrados con AES-256 y nunca se muestran de vuelta.
• ·Cada consulta se limita a la empresa activa y al rol del usuario, que puede ser Propietario, Administrador, Colaborador o Solo lectura. Los archivos se guardan separados por empresa.
• ·El personal de Summan solo accede a una cuenta mediante un portal interno que registra en bitácora cada acción.
• ·Los agentes y conectores tienen topes diarios de envío y su actividad queda registrada.

Si ocurre una vulneración de seguridad que afecte de forma significativa tus derechos, te lo informaremos sin demora para que puedas tomar medidas.

Cuánto tiempo conservamos los datos

Conservamos los datos mientras la cuenta y el contrato del servicio estén vigentes, y después solo lo indispensable.

• ·Al terminar el servicio, la empresa tiene 30 días naturales para descargar su información. Después la eliminamos o anonimizamos en un plazo de 90 días, salvo lo que debamos conservar por una obligación legal o para atender reclamaciones durante su plazo de prescripción.
• ·Al eliminar un conector, sus credenciales se borran de inmediato, se revoca el acceso a Google si lo había, y se elimina el contenido que importó.
• ·Copias de respaldo: los datos eliminados desaparecen de los respaldos en su ciclo normal de rotación, en un máximo de 35 días.

La obligación de conservar los CFDI y la contabilidad durante los plazos del Código Fiscal de la Federación corresponde al contribuyente. Summan no la sustituye: la empresa debe conservar sus propias copias.

Tus derechos y cómo ejercerlos

Puedes acceder a tus datos, rectificarlos, cancelarlos u oponerte a su tratamiento, que son los derechos ARCO, revocar tu consentimiento y limitar su uso, escribiendo a alejandro@summan.ai.

Tu solicitud debe incluir:

1. Tu nombre y un correo para responderte.
2. Un documento que acredite tu identidad o, si actúas por otra persona, tu representación legal.
3. La descripción clara de los datos y del derecho que quieres ejercer.
4. Si pides una rectificación, la corrección y el documento que la respalde.

Te responderemos dentro de los plazos que establece la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares y, si procede, haremos efectiva la solicitud en el plazo legal siguiente.

• ·Desde la plataforma puedes corregir los datos de tu perfil y de la empresa, eliminar conectores y retirar a miembros del equipo sin enviar una solicitud.
• ·Revocación del consentimiento. Por el mismo medio. Revocarlo para las finalidades necesarias implica que ya no podremos prestarte el servicio, y no procede cuando una obligación legal nos exija seguir tratando los datos.
• ·Limitar el uso o la divulgación. Hoy no enviamos comunicaciones promocionales. Aun así puedes pedir tu inscripción en nuestra lista de exclusión, para quedar fuera si alguna vez empezáramos a enviarlas, y registrarte en el Registro Público para Evitar Publicidad de la Procuraduría Federal del Consumidor.
• ·Datos de terceros que carga la empresa. Si eres cliente, proveedor o trabajador de una empresa que usa Summan, dirige tu solicitud a esa empresa, que es la responsable. Si nos llega a nosotros, se la remitiremos.

Cookies y almacenamiento en el navegador

La plataforma no usa cookies de publicidad ni herramientas de analítica de terceros. Solo guarda en tu navegador lo necesario para funcionar:

• ·Los tokens de tu sesión, para que no tengas que iniciar sesión en cada pantalla.
• ·La empresa activa y preferencias de la interfaz, como filtros o el estado del menú lateral.

Puedes borrarlos desde la configuración de tu navegador. Al hacerlo se cerrará tu sesión.

Cambios a este aviso y autoridad

Publicaremos cualquier cambio en summan.ai/aviso-de-privacidad-servicio con su fecha de actualización. Si el cambio es relevante, es decir nuevas finalidades, nuevos tipos de datos o nuevas transferencias, te avisaremos por correo o dentro de la plataforma antes de que entre en vigor.

Si consideras que tu derecho a la protección de datos personales fue vulnerado, puedes acudir a la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, autoridad que asumió las funciones del extinto INAI en esta materia.